Unit Pentadbiran

Visi
Mewujudkan pengurusan sumber manusia yang cekap dan berkesan ke arah kecemerlangan dalam sistem penyampaian JPS Perak.

Misi
Merancang dan mengurus sumber manusia dengan berkualiti ke arah pencapaian wawasan JPS Perak.

Objektif

1. Memastikan semua urusan perjawatan, perkhidmatan dan HRMIS diuruskan dengan cekap dan teratur.
2. Memastikan semua urusan pentadbiran am yang meliputi sistem fail dan surat-menyurat diuruskan dengan sistematik dan efisyen.
3. Memastikan pengurusan aset alih dan stor dilaksanakan mengikut Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Tatacara Pengurusan Stor.

Fungsi
Secara ringkasnya, Bahagian Khidmat Pengurusan ini berfungsi sebagai bahagian sokongan yang menguruskan perkhidmatan, perjawatan, persaraan, hal ehwal kewangan, pentadbiran am, dan kerurusetiaan mesyuarat dan majlis-majlis rasmi jabatan. Selaras dengan perkembangan jabatan serta fungsi jabatan yang bertambah kompleks, bahagian ini perlu juga dirombak dan disusun semula agar dapat menjalankan fungsinya dalam merealisasikan visi jabatan. Bahagian Khidmat Pengurusan berfungsi bagi urusan-urusan berikut :

1. Mengurus semua perkara-perkara berkaitan dengan perkhidmatan seperti berikut :

• Pengesahan lantikan
• Pengesahan dalam jawatan dan pemberian taraf berpencen
• Pelanjutan tempoh percubaan
• Penetapan gaji masuk
• Urusan cuti
• Perubahan Gaji
• Pelepasan/meletakkan Jawatan
• Pencen
• Mengurus semua aspek berhubung dengan tatatertib, kenaikan pangkat, pencalonan bagi darjah kebesaran dan penanggungan kerja.

2. Mengurus Laporan Perisytiharan Harta, permohonan tapisan keselamatan dan menyelaras Laporan Penilaian Prestasi Tahunan JPS Perak.

3. Mengemaskini data dalam sistem aplikasi HRMIS.

4. Mengurus aset alih JPS Perak mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.

5. Mengurusetia mesyuarat-mesyuarat seperti MBJ, Panel Pengurusan Sumber Manusia dan Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus jabatan.

6. Mengurus fail-fail gunasama jabatan, edaran surat-surat jabatan dan pelupusan fail.

 

Piagam Pelanggan

Piagam Pelanggan Bahagian Pentadbiran adalah seperti berikut :

HRMIS

• Memproses urusan menyandang dan memutus sandang pegawai baru, bertukar atau naik pangkat dalam masa satu (1) hari dari surat penempatan atau pertukaran diterima.
• Mengambil tindakan ke atas aduan yang diterima dari Pemilik Kompetensi (user) dengan memanjangkan aduan tersebut kepada Meja Bantuan HRMIS, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) serta merta.

Latihan dan Kursus
Mengemukakan perkara-perkara berkaitan dengan perkhidmatan seperti berikut kepada pihak berkenaan dalam tempoh dua (2) minggu setelah permohonan diterima dan memaklumkan kepada pemohon satu (1) minggu dari tarikh keputusan diterima :

• Urusan permohonan pengecualian mengikut Kursus Induksi dan Peperiksaan untuk tujuan pengesahan dalam perkhidmatan.
• Mengurus permohonan kursus dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh penerimaan.
• Mengurus permohonan peperiksaan dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh penerimaan.

Perkhidmatan

• Menguruskan penyelarasan gaji/Penyata Perubahan (Kew. 8) dalam tempoh satu (1) minggu setelah menerima arahan perubahan emolumen/pendapatan dan menghantar
• kepada Seksyen Kewangan dalam tempoh tiga (3) hari
• Memastikan sebarang perubahan dan pengemaskinian buku-buku perkhidmatan pegawai dikemaskini dalam tempoh tiga (3) hari.
• Mengemukakan perkara-perkara berkaitan dengan perkhidmatan seperti berikut kepada pihak berkenaan dalam tempoh dua (2) minggu setelah permohonan diterima dan
• memaklumkan kepada pemohon satu (1) minggu dari tarikh keputusan diterima :
  
  • Pengesahan lantikan
  • Pengesahan dalam jawatan dan pemberian taraf berpencen
  • Pelanjutan tempoh percubaan
  • Penetapan gaji masuk
  • Urusan cuti
  • Perubahan Gaji
  • Pelepasan/meletakkan Jawatan Tatatertib & Kenaikan Pangkat
• Memproses Borang Laporan Perisytiharan Harta dalam tempoh satu (1) minggu dari tarikh penerimaan dokumen.
• Memproses Borang Pencalonan Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat sekali dalam setahun.
• Menghantar proses permohonan penanggungan kerja dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh penerimaan dokumen dan memaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh keputusan.
• Menyediakan Borang LNPT seperti jadual selewat-lewatnya bulan November untuk diisi oleh Pegawai Yang Dinilai.
• Menguruskan borang tapisan keselamatan untuk dikemukakan ke Pejabat Keselamatan Jabatan Perdana Menteri dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh diterima.

Pencen

• Menyediakan maklumat asas bakal pesara wajib dua (2) tahun sebelum tarikh persaraan ke SUK.
• Memproses dokumen-dokumen persaraan pilihan dalam tempoh 14 hari dari tarikh kelulusan persaraan pilihan diluluskan.
• Memproses dokumen-dokumen pencen terbitan dalam tempoh lima (5) hari dari tarikh penerimaan bukti kematian secara bertulis.

Surat-Menyurat

• Edaran dalaman sekurang-kurangnya 3 kali sehari (9.00 pagi, 12 tghari, dan 3.00 petang) di pigeon hole setiap Daerah dan ke bahagian.
• Edaran Luar dilakukan 1 kali sehari pada pukul 10.30 pagi.
• Mendaftar semua surat masuk dalam masa satu (1) jam dari masa menerima.
• Memastikan semua surat yang diterima direkod dan dimasuk dalam peti berkunci untuk Pengarah/Timbalan Pengarah dalam tempoh satu (1) jam selepas surat diterima.
• Mengedar surat kepada pegawai berkaitan untuk tindakan selepas diminit oleh Pengarah/Timbalan dalam tempoh 30 minit selepas surat keluar dari bilik Pengarah/Timbalan.

Aset

• Memastikan Pengurusan Aset dan Stor dikendalikan dengan cekap, berkesan dan best value for money.
• Urusan pengeluaran stok dari stor (10 item dalam 2 jam).
• Urusan naziran stor bagi memastikan pematuhan Jabatan kepada peraturan-peraturan semasa pengurusan asset.
• Menguruskan urusan kehilangan/pelupusan/verifikasi aset mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/07.
• Pemeriksaan aset dijalankan sekali setahun.
• Memastikan pemeriksaan mengejut pada stor diadakan sekali dalam masa 6 bulan.

Keurusetiaan

• Menjalankan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) empat kali setahun.
• Menjalankan Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan empat kali setahun.
• Mengadakan Majlis Penyampaian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Penyampaian Sijil Penghargaan Pesara JPS Perak sekali setahun.